La integración de software o aplicaciones web que nos permiten mejorar nuestro ritmo de trabajo pero que no interfieran con nuestra concentración se ha convertido en uno de los puntos más repetidos por quienes asesoran a los trabajadores sobre cómo aumentar su productividad.
A menudo utilizamos las llamadas nuevas tecnologías para organizar la cantidad de información que consideramos importante y que queremos recordar para usarla en un futuro, pero esto puede crear un problema debido a la facilidad conque los humanos confundimos el tiempo dedicado a la productividad con el dedicado a las herramientas de productividad… es decir, a veces empleamos demasiado tiempo en usar una determinada tecnología en vez de llevar a cabo nuestro trabajo. Sin embargo existen aplicaciones que nos permiten organizarnos sin interferir con lo que hacemos, uniendo una interfaz casi invisible con la potencia de un sistema de organización y almacenamiento de información en nuestros equipos y en la nube.
Evernote y Springpad son dos servicios con base en la web que se adaptan perfectamente a los requisitos de la mayor parte de trabajos que tienen que ver con la acumulación de información en nuestros ordenadores -y también son muy útiles para los usuarios que, al margen del trabajo, quieren ordenar documentos-.
Ambas aplicaciones nos permiten crear notas de texto, imágenes o sonido desde nuestros ordenadores y teléfonos móviles que luego serán accesibles desde cualquier terminal conectado a internet. La ventaja de estas formas de almacenamiento está en la indexación de contenidos, que nos permitirá buscar posteriormente la información guardada.
Las diferencias entre ambos servicios se pueden resumir en que Evernote integra un sevicio de reconocimiento de texto en la nube que permite indexar no sólo el texto de nuestras notas sino también anotaciones hechas a mano y luego escaneadas o en imágenes -algo bastante práctico si usamos el servicio para incorporar imágenes de facturas u otros documentos copiados-, pero en sus claúsulas de privacidad indican que, para procesar la información, Evernote se considera propietario de la información subida a sus servidores, algo que es posiblemente una mera formalidad pero puede molestar a los amantes del control. El servicio cuenta con una versión premium que permite usar más de los 40 MB mensuales límite de la versión gratuita. Springpad, por otro lado, es totalmente gratuito y nuestras notas aparecerán organizadas en diferentes categorías prefijadas, algo que puede molestar a quienes quieran establecer sus propias formas de ordenación.
Ambos servicios nos facilitan aplicaciones para teléfonos con Android, iPhones u otros terminales móviles, de modo que podemos crear notas de diferentes tipos desde cualquier parte, con o sin conexión a internet, ya que ésta sólo es necesaria para la sincronización.