Saludos usuarios
El día de hoy les quiero compartir una manera de enviar la misma carta a varios destinatarios sin necesidad de copiar y pegar la dirección en una carta por separado.
Lo primero que tenemos que hacer es crear una lista de los destinatarios, en mi caso los tengo en un archivo de Excel, con el nombre Destinatarios .
Se pueden colocar los datos que se necesite, por lo pronto yo solo necesito esos. No hay que olvidar guardar todos los cambios que se hagan en el archivo.
Le cambiamos el nombre a la hoja por uno bien creativo, en mi caso luego de pensar unas dos horas, me decidí por el nombre Destinatarios (lo recomiendo cambiar para más adelante no confundirse).Se lo cambia dando Clic derecho en el nombre de la hoja y luego en cambiar nombre .
Lo siguiente es preparar el archivo de Word, un formato de lo que va a ser la carta. No necesitamos colocar el destinatario, cargo ni nombre, ya que esos datos los tenemos en el archivo de Excel.
Una vez terminado éste punto, dentro del archivo de Word, hay que dirigirse a la pestaña Correspondencia.
Luego hacer click en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia...
En la parte derecha nos saldrá un recuadro dónde nos pregunta el tipo de documento que estamos elaborando, en nuestro caso es Carta. Luego de eso damos Click en la parte inferior que dice Siguiente: Inicie el documento.
A continuación seleccionamos Utilizar el documento actual, ya que tenemos el cuerpo de la carta listo. Luego damos en Siguiente: Seleccione los destinatarios.
Nos preguntará sobre los destinatarios, seleccionamos Utilizar una lista existente, luego de eso damos Click en Examinar, para buscar nuestro archivo Excel con los destinatarios que ya tenemos
Buscamos el lugar dónde esté guardado el archivo de Excel con los destinatarios, en mi caso es ...
Damos Click en Abrir... Luego de eso nos pide que seleccionemos la tabla, ¿recuerdan que se le cambió el nombre a la hoja?, pues en ésta parte seleccionamos el nombre de la hoja dónde están los datos que necesitamos. Procedemos seleccionando la tabla con el nombre que asignamos antes y damos en Aceptar.
Aquí Word nos importa los datos del archivo de Excel, damos en Aceptar
Podemos ver que está cargado completamente, seguimos al siguiente paso dando clic en Siguiente: Escriba la carta
Aquí inicia la magia.
Ubicamos el cursos debajo de la palabra Señor:, ¿por qué aquí?, porque aquí va nuestro destinatario, luego de eso vamos a la parte derecha al nuevo recuadro que nos aparece, damos Click en Más elementos....
Luego de eso nos sale la siguiente ventana, cada nombre de esos son los nombres de las columnas de la tabla que tenemos en Excel, cómo nuestro cursor está justo abajo de la palabra Señor, allí va a ir nuestro Destinatario, seleccionamos Destinatario en la ventana emergente y damos en Insertar y luego en Cancelar
Hecho lo anterior obtenemos lo siguiente.
Significa que los datos de la columna Destinatario de nuestro archivo de Excel, ahora va a salir allí.
Seguimos con los otros datos, que en nuestro caso son Cargo, Dirección y Municipio. Lo hacemos repitiendo los pasos anteriores, dando en Más elementos... y luego en Insertar
Seleccionamos los elementos insertados y le damos Negrita (éste paso es opcional, en mi caso los quiero en Negrita).
Seguimos con los Click, ahora es en Siguiente: Vista previa de las cartas
Si nos fijamos en la carta que tenemos en Word, ahora nos aparece una hoja con los datos que teníamos en Excel.
Revisado que todo esté en órden y con el estilo que queremos, procedemos a generar el resto de cartas dando Click en Siguiente: Complete la combinación
Procedemos a dar Click en Editar cartas individuales...
Indicamos que queremos procesar todos los Registros dando Click en Aceptar
y ¡BOOM!, tenemos todas nuestras cartas listas
Solo queda imprimir las cartas y firmarlas si es el caso y ya, casi todo a base de Clicks.
Aprendí a utilizar la herramienta Correspondencia de Word.