Cuánta energía se pierde a veces para encontrar el material que necesita! Tales problemas son comunes, pero tienen solución si se ordena todos los asuntos relacionados con el empleo. Sigue nuestros consejos para aprender a almacenar los datos de forma rápida y eficiente.
I PASO: Cómo dividir los datos
La operación preliminar de cada archivo consiste en dividir el material.
Seleccione lo que te interesa y aquello que, se puede eliminar. Establecer un criterio de división en función de sus necesidades. Pregúntate a ti mismo si es mejor para almacenar los documentos de acuerdo al tipo (cartas, informes, artículos, informes de los empleados) o por tema. Proceder a subdivisiones para hacer más fácil la recuperación de la información. Por ejemplo: Si ha decidido cerrar, de acuerdo con los planes, continúa según el mes en el que los diversos documentos han sido preparados.
II PASO: Cómo almacenar de manera eficiente
Nuestras propuestas son las siguientes:
- Obtenga archivos para la consultacion rápida, asigna una importancia diferente en función al contenido.
- Contenido en carpetas de colores: un color para cada tipo de información. En cada etiqueta se aplica. Escriba un nombre que indique el contenido de inmediato.
- Reserva, al principio o al final de la semana, la hora de ordenar el trabajo realizado.
- Delegar a otros el archiva-miento expuesta al riesgo de la eliminación de material que será útil en su lugar.
- Organizar los archivos de acuerdo a la frecuencia con la que consulta.
- Ten los “objetos del escritorio cerca”, el archivo de los cuales se utiliza mayormente.
III PASO: ¿Cómo gestionar un sistema informatizado?
Gracias a las computadoras, las oficinas no necesitan del papel, pero sucede que la computadora personal puede parecer un lío confuso de los archivos. Basta sólo un poco de esfuerzo para asegurar que sus archivos de la computadora sean organizados.
Guardar los nombres de los archivos con significado claro. Puede utilizar el nombre del cliente que se le puede adicionar un acrónimo del significado del contenido. (“Perezprev.doc” puede significar “preventivo para Perez”). Utilice las “carpetas” para recoger todos los documentos que tienen una sola referencia (un cliente, un proyecto determinado, sólo una parte de la empresa).
Ejecuta periódicamente una “copia de seguridad”(backup), que es una copia de seguridad de todos los archivos. Un fallo repentino puede descarrilar meses de trabajo.