MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES
Capítulo I
INTRODUCCION
1. FINALIDAD:
El MOF de la empresa “KALAJA” SAC tiene por finalidad brindar detalladamente la estructura orgánica que conforma la empresa, se especifica las autoridades y responsabilidades de cada cargo, así como también obtener una orientación adecuada al servicio al cliente, a través de un continuo desarrollo y modernización mejorando de esta manera el funcionamiento de la organización
2. ALCANCES:
El presente manual está orientado a todo el personal de la empresa, tanto administrativo como operativo, ofreciendo una visión clara de la estructura orgánica, se detalla las funciones de cada cargo que tiene una coordinación entre sí para que de esta manera se evite posibles confusiones dentro de la organización, con esto se lograra ser un ejemplo de empresa líder en el mercado de las confecciones y el desenvolvimiento del personal será más eficaz
3. APROBACION Y ACTUALIZACION:
El presente manual ha sido aprobado por la gerencia general según el derecho administrativo Nº 012-2566 del gerente general el cual es la máxima autoridad en la empresa y está facultado para modificarlo o estructurarlo en el momento en que la organización lo requiera ocrea conveniente.
Este manual deberá actualizarse cada tres años.
Capítulo II
BASE LEGAL
La empresa KALAJA S.A.C es una sociedad anónima cerrada, las conforman cinco socios con aportaciones diferentes, ARTURO EMILIO DEL SOLAR LLANOS CON EL 30%, JHON RAFAELE BARRIAL CON EL 25%, ARTURO COZ VICTORIO, KARLA CUSTODIO FIESTAS y LUZ OLIVERA CERQUERA todos con 15% respectivamente, esta sociedad está formada de acuerdo al D.L Nª 26887, D.L Nª 716, D.L Nª 1045 (Ley de protección al Consumidor), LEY General de Industrias Nº 23407, Ley sobre propiedades Industriales D.L Nª1075 ( patentes y registros), D.L Nª 1033, INDECOPI, D.L Nª 1044 Ley de represión de la competencia ( publicidad), D.L Nª LEY 19990, D.L Nª 20530 de pensiones ( ONP Y AFP).
Capítulo III
OBJETIVOS
La empresa KALAJA S.A.C. tiene como objetivos fundamentales los siguientes:
• Generar una fuerza moral corporativa que nos impulsa hacia el futuro
• Mantener una política de permanente búsqueda de calidad y excelencia de los productos
• Estar orientado al servicio al cliente, motivados a realizar mejoras que satisfagan las necesidades del mercado
• Captar mayor número de clientes en las diferentes zonas
• Mantener la buena imagen y prestigioso de la organización
• Ser fieles a las principios éticos, la práctica del respeto a los demás y cumplimiento de nuestros compromisos
Capitulo IV
POLITICAS
• Los operarios deben de asistir correctamente uniformados
• Dicho personal debe mantenerse en constante capacitación para pode mantener la calidad de nuestro producto
• Los empleados de la parte administrativa tiene la tarea de aprender dos palabras nuevas del diccionario diariamente
• Dar un constante mantenimiento a la maquinaria como son: las circulares, cortadora, de esta manera poder ofrecer un producto de mejor calidad y con garantía
Capitulo V
LINEAS DE AUTORIDAD, RESPOSABILIDAD Y DE COORDINACION
• El gerente general es la máxima autoridad.
• Las unidades de línea deben respetarse al gerente general, así como también los jefes de área deben representar a su inmediato superior
Capítulo VI
FUNCIONES GENERALES
• GERENCIA GENERAL:
Planifica los objetivos precisos de la empresa
A) Se encarga de la supervisión de las operaciones contables de la empresa
B) Crea políticas para poder dirigir las diferentes actividades de control y administración a los diferentes gerentes y departamentos existentes.
C) Dirige, controla y analiza las acciones técnicas y administrativas de la empresa en coordinación a los objetivos y políticas establecidas.
• GERENCIA COMERCIAL:
a) Realiza el merchandising de la empresa.
b) Investiga la competitividad de la empresa
c) Realiza las estrategias de la empresa dependiendo de la visión de esta.
• GERENCIA DE LOGISTICA:
a) Controla todas las compras hechas para la empresa.
b) Estudia las necesidades de la empresa.
c) Consigue insumos necesarios para la empresa y para las operaciones que esta realice.
• GERENCIA DE PRODUCCIÓN:
a) Fiscaliza la parte operativa de la empresa.
b) Supervisa el desempeño de los trabajadores en la parte operativa.
c) Estudia las necesidades estructuradas dentro del área en que se está supervisando.
• GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS:
a) Controla los recursos humanos dentro de la empresa.
b) Capacita a su personal
c) Selección del personal idóneo.
d) Mantener un clima laboral estable.
• GERENCIA DE CONTABILIDAD:
a) Distribuir de la mejor forma posible las fuentes de financiación desde el punto de vista de evaluación global de la empresa.
b) Elaborar estudios especiales de naturaleza financiera sobre cualquier iniciativa de la sociedad.
c) Participar en todos los estudios que puedan tener repercusiones financieras para la sociedad.
Capítulo VII
ORGANIZACIÓN
1. Unidad de Dirección
1.1 Gerente General
2. Unidad de Apoyo
3.1 Gerencia Contabilidad
3.2 Gerencia de Recursos Humanos
4. Unidades de Línea
4.1 Gerencia de Logística
4.2 Gerencia de Producción
4.3 Gerencia Comercial
CUADRO DE ASIGANACION DE PERSONAL
Nombre de la Unidad # de Cargo Denominación del cargo Denominación del cargo Calificado
Gerencia General 1 Gerente General Licenciado de Administración
Gerencia Contabilidad 1 Contador CPC
Gerencia de Recursos Humanos 1 Gerente de Recursos Humanos Licenciado de Administración
Gerencia Comercial 1 Gerente Comercial Licenciado de Administración
Gerencia de Producción 1 Gerente de Producción Ingeniero Industrial
Gerencia Logística 1 Gerente Logística Licenciado de Administración
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1 Gerencia general
1.1 Gerente general
Responsable de planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo
Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos
Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta
Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros.
2 Gerencia de contabilidad
2.1 Contador
• Las aperturas de los libros de contabilidad.
• Establecimiento de sistema de contabilidad.
• Estudios de estados financieros y sus análisis.
• Certificación de planillas para pago de impuestos.
• Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.
• La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.
3 Gerencia de Recursos Humanos
3.1 Gerente de recursos humanos
• Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.
• Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.
• Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.
• Reclutar al personal idóneo para cada puesto.
• Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal.
• Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos.
• Llevar el control de beneficios de los empleados.
• Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums o contactos personales.
• Supervisar la administración de los programas de prueba.
• Desarrollar un marco personal basado en competencias.
• Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales
4 Gerencia comercial
4.1 Gerente comercial
• Realiza las proyecciones de ventas mensuales y anuales
• Encargado de coordinar con el gerente de producción la cantidad a producir de acuerdo a lo proyectado
• Encargado de la promoción y publicidad de la empresa
5 Gerencia de producción
5.1 Gerente de producción
• Responsable sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General
• Optimiza y planifica los recursos productivos para obtener un crecimiento de la productibilidad
• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.
6 Gerencia de logística
6.1 Gerente de logística
• Elegir el medio adecuado que ajuste a tiempos de entrega
• Hacer una correcta y oportuna evaluación de costos
• Las operaciones con los empleados y /o subordinados
• Monitorear los avances de entrega o recepción de mercancía
• Supervisar y verificar el empaque y embalaje son tareas que competen a la gerencia en cuanto a su correcta implementación.