Te ahorro tiempo con el Office Word

Mientras cargan las imágenes te describo el post...

 

 Te ahorro tiempo con el Office Word

 
Hola amigos.

Pasa que hace unas cuantas semanas terminé de hacer mi tesis, en la que aprendí algunas cosas muy útiles y dado que pienso hacer una maestría; no quería olvidarlas y de paso las compartía con ustedes.


Lo que aprenderás en el post:
 
- Cómo obtener listas automáticas de contenidos, tablas, figuras, anexos.
- Seccionar páginas.
- Enumerar páginas a partir de secciones.
- Separación automática entre líneas, párrafos, figuras, tablas y ecuaciones.
- Ubicación de títulos o temas por medio de hipervínculos.
- Bibliografía automática según la norma que se escoja.
- Insertar planos en A3 desde PDF a Word.
- Como bloquear tu documento por medio de una clave.


 

1) Contenidos

Está ligada directamente a los estilos de títulos y subtítulos presentes en el documento. Por este motivo se tiene que definir y configurar cada uno para luego solo asignar al texto que corresponda. En mi tesis existieron hasta cuatro, teniendo el más interno una configuración como esta "1.1.1.1 Texto". 


Para definir un título simplemente damos click derecho sobre él en la sección de estilos, después lo modificamos según nuestra necesidad.


Para mostrar la tabla procedemos a ubicar el cursor en el lugar deseado y hacemos lo que indica la siguiente imagen. Claro está que los detalles como tamaño de letra y demás se tendrán que definir según nos convenga.

En mi caso quedó así:


Si por algún motivo tuviste que quitar o aumentar algo para actualizar la tabla ya sea de contenidos, figuras, anexos, etc; simplemente se hace lo siguiente:


2) Figuras, tablas y anexos. 
 





  
La pregunta inicial sería, ¿Para qué seccionar páginas?. Pues mencionaré para ejemplificar las necesidades surgidas en mi tesis. 

- Se requería enumerar las páginas desde el capítulo I hasta las conclusiones, el problema era que al hacerlo sin seccionar se enumeraban las páginas desde la caratula hasta los anexos posteriores a las conclusiones; la solución fue crear una segunda sección desde el capítulo I y una tercera justo después de las conclusiones, obteniendo así, la enumeración de la segunda sección solamente.

- Necesitaba insertar planos en formatos A3 (hojas del doble de las A4 u oficio), la solución fue crear una sección a partir de una hoja para que el cambio de tamaño de papel afectar solo a dicha sección.

En primer lugar en la parte inferior izquierda se nos muestra en qué sección estamos ubicados. Después de haber analizado qué deseamos seleccionar colocamos el cursor en la última parte de la futura sección anterior y creamos un salto, sabremos que ocurrió al verificar la nueva sección en el indicador.



  
Siguiendo con el ejemplo anterior se enumeró desde el capítulo I hasta las conclusiones, pero tuve que crear 5 secciones al interior de la segunda sección. Lo cual al momento de enumerar hacía que iniciara desde 1 en todas. Era obvio que se necesitaba establecer una secuencia para lo cual se hace esto:



  
Alguna vez te pasó que cuando terminaste un documento tuviste que borrar o reducir el tamaño de algo en él, pero al hacerlo todas las líneas entre componentes se movieron obligándote a echar una revisión de todo para corregir dichos errores?. Pues esa es la forma manual de espaciado, existe una forma automática de separación la cual no varía los espacios y mantiene un equilibrio y armonía entre los márgenes, además de darle al documento una uniformidad y aspecto deseable. La verdad nunca utilicé eso pero es muy útil.

Por ejemplo en la imagen se puede ver un texto con interlineado manual (el que trae los problemas que mencioné), y abajo la configuración que tiene por defecto al cliclear en donde indica el círculo rojo:



Lo que hay que hacer es seleccionar el texto de todo el documento y fijar la separación por puntos, en el caso de que no hayan configurado desde el inicio (en mi caso), lo deseable es que lo configuren desde el inicio. Uno se da cuenta de esto por el grosor de la sombra celeste de cada línea, además ya no es posible ubicar el cursor entre líneas cuando lo modificamos. En mi caso será una separación de 18 puntos, al hacer esto será notorio el espacio innecesario que existía antes, simplemente lo eliminamos:





Ya que estoy en este tema mencionaré como hice con las tablas. En mi tesis tuve tablas que ocupaban mucho espacio, claro está que cada institución tiene su normativa con respecto a este tema, en mi caso también pero dadas las dimensiones de las tablas tuve que hacer algunos cambios involucrando a la separación por puntos. Disminuí el tamaño de letra a 9 y eliminé todo tipo de separación.




 

Al haber obtenido la lista de contenidos de la forma que indiqué arriba implícitamente ya tienes esta acción, incluso si conviertes el archivo a PDF en ese formato también estarán los hipervínculos. Solo tenemos que hacerlos visibles al costado izquierdo de la página, damos click al título donde nos queramos desplazar y listo.



 



Por lo general durante la elaboración del documento se tendrá que citar la fuente y en la parte final poner la bibliografía completa. Se podría hacer manualmente pero es tedioso y una pérdida de tiempo. Existe una forma automática de hacerlo que se basa en introducir una sola vez la fuente y luego simplemente seleccionar y asignar, además de obtener la bibliografía completa y todo esto basándose en la norma que escojas. 

Por ejemplo en la parte inferior de la imagen tengo que poner la fuente. Procedo a fijar la norma y luego insertar una nueva fuente, luego de entre la lista la selecciono y si se desea se pone la página.


Finalmente para insertar el cuadro de bibliografías se hace lo de la imagen, cabe mencionar que también se puede actualizar. En mi caso quedó de esa forma





En resumen se tiene que crear una nueva sección exclusivamente para los planos y dado que son en A3; cambiar el tamaño y orientación de hoja. Finalmente acomodar la imagen, la ventaja de seccionar es que si movemos las regletas de los costados de la hoja solo afectan a esta sección.





Al hacer esto inhabilitarás tu documento a cualquier tipo de edición, pero tranquilo; es totalmente reversible si conoces la clave.

Hasta pronto!