Desde MySql al Excel y luego al PowerPoint (automático)

Siguiendo con mis conocimientos en Excel, bases de datos y otras yerbas, voy a compartirles como hice para que desde una base de datos MySql (o cualquier otra, mi ejemplo se basa en una base de datos Redmine que corre en MySql) se ejecuten querys (consultas) desde una planilla Excel, realizar algún que otro gráfico con los datos obtenidos de dichas consultas y mostrarlos en un par de diapositivas de PowerPoint a modo de consultas gerenciales o progreso de indicadores o algo parecido para que lo pongan en una pc dedicada (digamos algo parecido a los monitores de los aeropuertos donde se pueden ver como el estado de cada vuelo se va actualizando solo). Obviamente todo esta hecho para que se actualice automáticamente (configurando el tiempo de actualización) y no depender de que alguien esté actualizando los datos manualmente. Y todo gratis, solo deben invertir tiempo y si se encuentran con algún obstáculo, googlear y solucionarlo como lo hice yo. Si puedo ayudarlos me mandan MP y agregamos el problema y su solución a este post para enriquecerlo. Se debe tener la planilla Excel y obviamente el PowerPoint abiertos. Esta es mi pc, bien sencilla, nada del otro mundo, Office 2013 y un par complementos que enseguida les datallo: Comencemos con instalar unos complementos en la pc windows: 1.Instalar el "PowerQuery" URL: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379 (al hacer clic en el boton Download les va a preguntar el idioma y si quieren de 32 o 64 bits, depende la pc que tengas.) Esto va a crear una pestaña nueva en el Excel llamada “POWER QUERY” que es donde tendremos acceso desde el Excel a las bases de datos MySql (tambien pueden accesar bases de AZURE, ORACLE, DB2, PostgreSQL, Sybase, Teradata, etc.) a traves de una conexión ODBC. 2. Instalar el "mysql-connector-odbc-5.2.7-winXX.msi" (la página les va a preguntar si desean instalar la versión de 32 o 64 bits, elijan uds. la correcta: URL: https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.2.html ( Realizar una "Instalación típica" ) 3. Creación del conector ODBC Abrir “Orígenes de Datos ODBC” Nota: si desean abrir el de 32 bits de Windows; no lo hagan desde el panel de control (este abre el de 64 bits) busquen el siguiente archivo y háganle doble clic a "C:WindowsSysWOW64odbcad32.exe" Creen la conexión ODBC con su IP, Usuario y contraseña que corresponda, debería quedarles algo así: Bien, ya vamos por la mitad del camino.... DESDE EL EXCEL 4. Ahora abrimos el Excel, nos vamos a encontrar con una nueva pestaña denominada POWER QUERY: Ir a esta pestaña y luego a “FROM OTHER SOURCES” – “FROM ODBC”: Elegir DSN= redmine (en mi ejemplo el creado en el punto anterior) y pegar el query deseado, así: Darle “OK” (el PowerQuery muestra el resultado en un popup) luego clic en “LOAD” (abajo a la derecha) esto lo incrusta en la hoja del Excel: Yo tuve la precaución de utilizar una hoja del excel para cada query distinto, así está mas ordenado al momento de realizar gráficos, cada cosa en su lugar. 5. Configurar períodos de actualización Acá configuramos cada cuanto tiempo se va a ejecutar este query, es decir, se conecta a la base de datos y devuelve los datos actualizados. En el Excel ( seleccionar la grilla o gráfico resultante del query para "activarla" ) luego, ir a DATOS – ACTUALIZAR TODO – PROPIEDADES DE CONEXIÓN Configurar como se desee las actualizaciones de cada QUERY. CADA QUERY tiene su propia configuración de actualización, así que hay que hacer esto con cada query. DESDE EL POWERPOINT 6.Hay que instalar un complemento (AddIns) llamado “UpdateLinks.ppa” esto les va a crear una pestaña nueva en el PowerPoint llamada “COMPLEMENTOS”. Este complemento lo que hace es decirle al powerpoint que en cada cambio de diapositiva vaya al Excel y cargue nuevamente los gráficos para mostrarlos actualizados, acuérdense que el que actualiza los datos es el Excel y no el PowerPoint. (Sin este complemento estaríamos mostrando una diapositiva actualizada al momento en que abrimos el P.Point). Lo pueden bajar de esta url: http://skp.mvps.org/updtlinks.htm Les confieso que con este complemento me encontré con un gran problema pero pude resolverlo gracias al Dios Google, este complemento tenía un error y estaba encriptado, pero pude desencriptarlo y arreglarlo. Si llegan a este mismo problema me mandan un MP y les envío el que tengo ya desencriptado. Guardar el complemento en la carpeta: "C:UsersUSUARIOAppDataRoamingMicrosoftPowerPointInicio" para que lo cargue siempre cuando se ejecuta powerpoint. Trabajar el excel y el PowerPoint en la misma carpeta y no moverlos de allí, sé por qué se los digo Luego hay que habilitar esto por única vez en la hoja de Visual Basic del PowerPoint: Pestaña DESARROLLADOR o PROGRAMADOR (si no la tienen googleen como se activa desde la configuracion de la cinta de opciones) luego clic en el boton VISUAL BASIC, luego clic en HERRAMIENTAS y por último en REFERENCIAS, aquí tildar la opción "Microsoft Office 15.0 Object Library", vean: Bien sigamos, falta poco. 7. ¿Cómo generamos nuestro PowerPoint pegando los gráficos, grillas, o lo que sea que hagamos en el excel en cada diapositiva? Fácil, copiamos el rango de la grilla o copiamos el gráfico del excel o copiamos lo que sea desde el Excel y en la diapositiva elegimos PEGAR-PEGADO ESPECIAL y seleccionamos la opción “VINCULOS”, así de fácil, sin vueltas: Pueden, si lo desean jugar con la transición de diapositivas del P. Point, agregarle la fecha abajo, el logo de la empresa en cada diapositiva, yo particularmente configuré la duración de cada diapo y le puse un "relojito" (que en realidad es una barra de colores) que al comenzar la diapositiva se ve llena y al pasar el tiempo de duración de la diapositiva se va vaciando, cuando se vacía del todo cambia la diapositiva, una joshita que queda lindo (muy cursi esta parte del post pero lo comparto porque anda), la saqué de acá: "https://support.office.com/es-es/article/Insertar-una-pantalla-temporizador-4c3a70d3-8d59-4972-a368-8b4ffc31a606" 8. EJECUCIÓN DE NUESTRO FRANKENSTEIN Vayan a la carpeta y abran el Excel, solito se va a conectar a la base de datos y actualizar las grillas o gráficos que hayan creado (si tildaron la opción "Actualizar al abrir el archivo" en el paso 5), luego abran el PowerPoint y les va a aparecer un menú nuevo llamado "COMPLEMENTOS" (es el complemento "encriptado" que instalamos en 6) , vayan allí y elegimos la única opción "UPDATE LINKS DURING SHOW", seteamos como queremos, y le damos ACEPTAR: F5 al powerpoint para que se ejecute en modo de pantalla completa y voilá Franki esta caminando solito. Esto es algo que está funcionando "10 puntos casi 11" todos los días en un monitor en la pared donde todos pueden verlo: Debo decir que la única contra que tiene esto es que el Excel corriendo 4 días seguidos se come la RAM, cada 3 o 4 días hay que cerrarlo y volver a abrirlo, pero ya lo voy a solucionar, no se preocupen, cuando solucione eso pido bits jajajaja .