La información
Nuestro negocio genera diariamente una enorme cantidad de datos.
Los nombres de los clientes, sus datos personales, la cantidad de equipos que ingresan al servicio, la cantidad de equipos que salen del servicio, el importe de las reparaciones, los costos de los repuestos que usamos en las mismas, los gastos que pagamos en el mes, los impuestos, los sueldos de nuestros empleados, entre muchos otros datos que podrían llenar hojas y hojas.
Pero surge una pregunta fundamental, ¿de que sirven los datos? Los datos por sí solos no sirven de mucho, es necesario modificarlos de alguna forma para que sean útiles par nuestro negocio.
Los nombres de los clientes, sus datos personales, la cantidad de equipos que ingresan al servicio, la cantidad de equipos que salen del servicio, el importe de las reparaciones, los costos de los repuestos que usamos en las mismas, los gastos que pagamos en el mes, los impuestos, los sueldos de nuestros empleados, entre muchos otros datos que podrían llenar hojas y hojas.
Pero surge una pregunta fundamental, ¿de que sirven los datos? Los datos por sí solos no sirven de mucho, es necesario modificarlos de alguna forma para que sean útiles par nuestro negocio.
El proceso que convierte datos en información.
Una equivocación que muchas veces cometemos es la de confundir el concepto de datos con el de información. La información es algo más que tan solo datos.
Para que los datos se transformen en información hace falta procesarlos de una forma metódica, y sistemática.
Podemos compararlo con la actividad industrial, los datos son como la materia prima, y la información es el producto terminado. Este último es el que consumimos nosotros y satisface alguna de nuestras necesidades, igualmente ocurre con la información.
Al procesar los datos obtenemos información, y esta, a diferencia de los datos sí es útil para su negocio. La información le permite:
Tomar decisiones
Controlar los resultados de esas decisiones
Retroalimentar el proceso
Siendo la información tan valiosa, es probable que nos preguntemos como aplicar la teoría de sistemas de información a la práctica, o sea ¿cómo aplicarla en su servicio técnico?
Respodanmos para ello tres preguntas:
¿Cómo recolectar datos en el servicio técnico?
¿Cómo convertir los datos recolectados en información útil?
¿Cómo utilizar esa información para la toma de decisiones en su negocio?
Podemos compararlo con la actividad industrial, los datos son como la materia prima, y la información es el producto terminado. Este último es el que consumimos nosotros y satisface alguna de nuestras necesidades, igualmente ocurre con la información.
Al procesar los datos obtenemos información, y esta, a diferencia de los datos sí es útil para su negocio. La información le permite:
Tomar decisiones
Controlar los resultados de esas decisiones
Retroalimentar el proceso
Siendo la información tan valiosa, es probable que nos preguntemos como aplicar la teoría de sistemas de información a la práctica, o sea ¿cómo aplicarla en su servicio técnico?
Respodanmos para ello tres preguntas:
¿Cómo recolectar datos en el servicio técnico?
¿Cómo convertir los datos recolectados en información útil?
¿Cómo utilizar esa información para la toma de decisiones en su negocio?
1- ¿Cómo recolectar datos en el servicio técnico?
En el caso de los servicios técnicos, la materia prima o los datos que serán útiles para luego generar información, se pueden obtener fácilmente a través de software informático. Ya no es necesario llenar diariamente decenas de órdenes escritas a mano para luego ingresarlas en un bibliorato y armar tablas manualmente. Hoy en día existen sistemas informáticos que con tan solo ingresar una orden de servicio, automáticamente generan registro de todos los datos necesarios.
El SAT MANAGER recolecta datos de 3 maneras:
Ingreso de órdenes de servicio
Acciones de los usuarios
Registro directo en los listados
1- Ingreso de órdenes de servicio.
Las órdenes son sencillos formularios que se llenan cuando llega un cliente al mostrador y nos deja su equipo. Abajo se puede visualizar la Orden de servicio del SAT MANAGER
En el caso de los servicios técnicos, la materia prima o los datos que serán útiles para luego generar información, se pueden obtener fácilmente a través de software informático. Ya no es necesario llenar diariamente decenas de órdenes escritas a mano para luego ingresarlas en un bibliorato y armar tablas manualmente. Hoy en día existen sistemas informáticos que con tan solo ingresar una orden de servicio, automáticamente generan registro de todos los datos necesarios.
El SAT MANAGER recolecta datos de 3 maneras:
Ingreso de órdenes de servicio
Acciones de los usuarios
Registro directo en los listados
1- Ingreso de órdenes de servicio.
Las órdenes son sencillos formularios que se llenan cuando llega un cliente al mostrador y nos deja su equipo. Abajo se puede visualizar la Orden de servicio del SAT MANAGER
Con la orden de servicio se recolectan datos específicos sobre el equipo, sobre el cliente, y sobre la falla. ¡Datos que luego nos serán muy útiles!
2- Acciones de los usuarios
En los diferentes listados hay opciones que permiten al usuario generar más datos. Por ejemplo, en el listado de “Reparaciones pendientes” hay un botón para “Terminar” la reparación de un equipo en taller. Al seleccionar una reparación y presionar el botón “Terminar” el SAT MANAGER estará recolectando datos con respecto a ese equipo, sabrá que es una reparación que fue terminada, sabrá en qué fecha fue terminada, y también recolectará el informe final o la solución a la falla. También sabrá a qué cliente corresponde la reparación, de qué tipo de equipo se trata, su marca, y hasta su modelo.
Así el usuario mediante una acción tan simple como presionar un botón estará ayudando al SAT MANAGER a recolectar datos de cada reparación que es Terminada.
3-Registro directo en los listados
En este caso el usuario ingresa directamente a los listados de clientes, reparaciones, etc, y a través de un botón llamado “Agregar” puede agregar un nuevo Cliente, un nuevo Tipo de Equipo, o una nueva Falla a la Base de Fallas de SAT Manager, entre otras posibilidades.
2- Acciones de los usuarios
En los diferentes listados hay opciones que permiten al usuario generar más datos. Por ejemplo, en el listado de “Reparaciones pendientes” hay un botón para “Terminar” la reparación de un equipo en taller. Al seleccionar una reparación y presionar el botón “Terminar” el SAT MANAGER estará recolectando datos con respecto a ese equipo, sabrá que es una reparación que fue terminada, sabrá en qué fecha fue terminada, y también recolectará el informe final o la solución a la falla. También sabrá a qué cliente corresponde la reparación, de qué tipo de equipo se trata, su marca, y hasta su modelo.
Así el usuario mediante una acción tan simple como presionar un botón estará ayudando al SAT MANAGER a recolectar datos de cada reparación que es Terminada.
3-Registro directo en los listados
En este caso el usuario ingresa directamente a los listados de clientes, reparaciones, etc, y a través de un botón llamado “Agregar” puede agregar un nuevo Cliente, un nuevo Tipo de Equipo, o una nueva Falla a la Base de Fallas de SAT Manager, entre otras posibilidades.
2- ¿Cómo convertir los datos recolectados en información útil?
Primer nivel de procesamiento
Los mismos sistemas informáticos que usamos para recolectar los datos, son los que los procesan y los convierten en información útil. En algunas ocasiones, desde el mismo momento en que los datos están siendo recolectados estos están siendo ordenados y procesados.
Con SAT Manager el procesamiento es automático. Desde el momento en que se llena la orden, los datos se están procesando, ingresando por ejemplo a listados ordenados (por fecha, nombre, o por criterios seleccionados por uno mismo), que sirven para tomar decisiones.
Veamos ejemplos
Los listados que se procesan y ordenan de forma automática en el SAT MANAGER son los siguientes:
Listado de Clientes
Listado de Equipos en Taller
Listado de Equipos Terminados
Listado de Equipos Entregados
Listado de fallas.
Estos listados son de el procesamiento primario que realiza el SAT MANAGER con los datos y está disponible para Ud, de forma inmediata, en cualquier momento.
Estos listados le permiten tomar decisiones de rutina, como por ejemplo ver qué equipos hay para reparar en el día de hoy, qué equipos están listos para entregar y a qué clientes, o también como proceder ante una falla determinada en cierto equipo.
Los mismos sistemas informáticos que usamos para recolectar los datos, son los que los procesan y los convierten en información útil. En algunas ocasiones, desde el mismo momento en que los datos están siendo recolectados estos están siendo ordenados y procesados.
Con SAT Manager el procesamiento es automático. Desde el momento en que se llena la orden, los datos se están procesando, ingresando por ejemplo a listados ordenados (por fecha, nombre, o por criterios seleccionados por uno mismo), que sirven para tomar decisiones.
Veamos ejemplos
Los listados que se procesan y ordenan de forma automática en el SAT MANAGER son los siguientes:
Listado de Clientes
Listado de Equipos en Taller
Listado de Equipos Terminados
Listado de Equipos Entregados
Listado de fallas.
Estos listados son de el procesamiento primario que realiza el SAT MANAGER con los datos y está disponible para Ud, de forma inmediata, en cualquier momento.
Estos listados le permiten tomar decisiones de rutina, como por ejemplo ver qué equipos hay para reparar en el día de hoy, qué equipos están listos para entregar y a qué clientes, o también como proceder ante una falla determinada en cierto equipo.
Más procesamiento para tener información más útil.
Un sistema que recolecte y procese datos en un primer nivel, debería también permitirnos ir más allá para poder ver la evolución de la actividad en el tiempo, y no simplemente un flujo del día a día.
Los datos que el sistema recolecta se pueden ordenar de otra forma, se pueden procesar más con algunas funciones más avanzadas. Es entonces que podemos llegar a ver la cantidad de reparaciones realizadas en un período de tiempo determinado, la cantidad de reparaciones por tipo de equipo, por cliente (muy úyil para concer a nuestros clientes), por marcas, por modelos, etc.
Es información más rica, que nos permitirá tomar decisiones más potentes que las de rutina, por decirlo de alguna forma, que no se limitarán a afectar el hoy, sino que serán transformadoras del mañana.
Son los reportes análiticos y gráficos que todos escuchamos nombrar alguna vez.
SAT MANAGER funciona integrado con un nuevo módulo que se encarga de realizar este procesamiento secundario. Este nuevo módulo es el SAT TOOL Análisis.
SAT TOOL Análisis es un avanzado sistema de proceso de datos, ya que no se limita solamente a mostrarle los números fríos de las cantidades de reparaciones y los importes de las mismas, sino que le proporciona gráficas que le permiten seguir la evolución en el tiempo de la actividad del servicio.
Las gráficas son muy útiles porque presentan la información de una forma que puede ser fácilmente interpretada, o sea que no hay que pasarse mucho tiempo frente a la pantalla para saber lo que uno desea.
Un sistema que recolecte y procese datos en un primer nivel, debería también permitirnos ir más allá para poder ver la evolución de la actividad en el tiempo, y no simplemente un flujo del día a día.
Los datos que el sistema recolecta se pueden ordenar de otra forma, se pueden procesar más con algunas funciones más avanzadas. Es entonces que podemos llegar a ver la cantidad de reparaciones realizadas en un período de tiempo determinado, la cantidad de reparaciones por tipo de equipo, por cliente (muy úyil para concer a nuestros clientes), por marcas, por modelos, etc.
Es información más rica, que nos permitirá tomar decisiones más potentes que las de rutina, por decirlo de alguna forma, que no se limitarán a afectar el hoy, sino que serán transformadoras del mañana.
Son los reportes análiticos y gráficos que todos escuchamos nombrar alguna vez.
SAT MANAGER funciona integrado con un nuevo módulo que se encarga de realizar este procesamiento secundario. Este nuevo módulo es el SAT TOOL Análisis.
SAT TOOL Análisis es un avanzado sistema de proceso de datos, ya que no se limita solamente a mostrarle los números fríos de las cantidades de reparaciones y los importes de las mismas, sino que le proporciona gráficas que le permiten seguir la evolución en el tiempo de la actividad del servicio.
Las gráficas son muy útiles porque presentan la información de una forma que puede ser fácilmente interpretada, o sea que no hay que pasarse mucho tiempo frente a la pantalla para saber lo que uno desea.
3- ¿Cómo utilizar esa información para tomar decisiones? Ejemplos prácticos SAT TOOL ANÁLISIS.
Lo que el Equipo SAT MANAGER le recomienda es realizar un seguimiento mensual o semanal de las ventas.
Si quiere saber como le fue en un mes determinado no alcanza solamente con ver como fue ese mes, sino que la riqueza del análisis radica en la comparación con otros períodos.
Por ejemplo, si usted desea saber si la actividad de mayo fue próspera, le recomendamos aprovechar el formato gráfico para ver la evolución en el tiempo hasta el período deseado. Así visualizará el progreso de su actividad y podrá tomar decisiones de negocio.
Si ve por ejemplo que las ventas del mes cayeron significativamente con respecto a meses anteriores, tendrá que hacer una investigación de mercado para determinar cuáles fueron las causas de dicha caída, y tendrá que buscar estrategias para contrarrestarlas.
Aquí su SAT TOOL Análisis pasará a ser una herramienta de evaluación para una decisión ya tomada, ya que una vez adoptadas las medidas el sistema le mostrará nuevamente los resultados, y podrá retroalimentar el proceso o manteniendo la decisión tomada, o adoptando otra estrategia ya que la adoptada quizás no funcionó.
También algo que le proporcionará datos útiles es comparar el período deseado con un perído de similares características. Usando el ejemplo anterior pudiera comparar Mayo del 2009 con Mayo del 2008, esto es algo muy bueno para ver también el progreso de la actividad. Habrá en este caso que recordar que la actividad del año anterior quizás se desarrollaba bajo otras condiciones económicas, sociales, o de otra índole, o sea, habrá que ser cuidadosos al sacar conclusiones de este tipo de análisis. (Nota: recordar que SAT TOOL Análisis grafica los datos ingresado en su SAT MANAGER, por lo que no le mostrará gráficas de períodos anteriores a la que comenzó a utilizar el sistema)
Lo que el Equipo SAT MANAGER le recomienda es realizar un seguimiento mensual o semanal de las ventas.
Si quiere saber como le fue en un mes determinado no alcanza solamente con ver como fue ese mes, sino que la riqueza del análisis radica en la comparación con otros períodos.
Por ejemplo, si usted desea saber si la actividad de mayo fue próspera, le recomendamos aprovechar el formato gráfico para ver la evolución en el tiempo hasta el período deseado. Así visualizará el progreso de su actividad y podrá tomar decisiones de negocio.
Si ve por ejemplo que las ventas del mes cayeron significativamente con respecto a meses anteriores, tendrá que hacer una investigación de mercado para determinar cuáles fueron las causas de dicha caída, y tendrá que buscar estrategias para contrarrestarlas.
Aquí su SAT TOOL Análisis pasará a ser una herramienta de evaluación para una decisión ya tomada, ya que una vez adoptadas las medidas el sistema le mostrará nuevamente los resultados, y podrá retroalimentar el proceso o manteniendo la decisión tomada, o adoptando otra estrategia ya que la adoptada quizás no funcionó.
También algo que le proporcionará datos útiles es comparar el período deseado con un perído de similares características. Usando el ejemplo anterior pudiera comparar Mayo del 2009 con Mayo del 2008, esto es algo muy bueno para ver también el progreso de la actividad. Habrá en este caso que recordar que la actividad del año anterior quizás se desarrollaba bajo otras condiciones económicas, sociales, o de otra índole, o sea, habrá que ser cuidadosos al sacar conclusiones de este tipo de análisis. (Nota: recordar que SAT TOOL Análisis grafica los datos ingresado en su SAT MANAGER, por lo que no le mostrará gráficas de períodos anteriores a la que comenzó a utilizar el sistema)
PD: aqui les dejo el post donde bajarlo. (SAT MANAGER)