4 trucos efectivos para Word 2003
Aplique un esquema XML a un documento de Word
Tomando provecho de las nuevas ventajas que provee Microsoft Office 2003 y sus nuevas características XML, ahora es posible aplicar un esquema XML a un documento de Word. Esta nueva funcionalidad le permitirá generar archivos XML compatibles con el esquema aplicado a partir de documentos, que luego podrán ser consumidos por otras aplicaciones que soporten XML.
En este caso aplicaremos un esquema XML a un documento de Word ya existente, como el que mostramos a continuación. El documento contiene información de contacto de los clientes, con datos como: Nombre de la compañía, Dirección, Información de contactos, etc.
Aplicar un esquema le permitirá marcar el documento, de tal manera de poder distinguir y extraer los datos variables del resto del archivo (formatos, títulos, etc.).
Para ello, diríjase a la opción “Templates and Add-Ins” del menú Tools. Allí seleccione la opción “Add Schema…” de la solapa XML Schema. Navegue en el disco hasta encontrar el archivo XSD que contiene el esquema XML. Al agregarlo, se mostrará en la lista de esquemas adjuntos al documento.
A través del panel de tareas XML Structure podrá agregar los elementos XML para mapear el documento de Word.
Inmediatamente se le preguntará si desea aplicar el elemento a todo el documento o a la selección actual: elija la opción “Apply to Entire Document”.
El primer tag se habrá aplicado al documento. Ahora procederemos a mapear cada uno de los elementos restantes. Para aplicar los elementos XML, por ejemplo, el nombre del cliente, seleccione en el documento el texto que lo representa (en la imagen equivale a “A. Datum Corporation”), y luego haga clic en el nombre del elemento en el panel de tareas.
El texto aparecerá encerrado entre las etiquetas que representan el elemento aplicado, en este caso “CustomerName”.
Proceda de igual forma con el resto de los elementos, de tal manera que queden como mostramos a continuación.
Podrá ocultar las etiquetas de los elementos XML desactivando la opción “Show XML tags in the document”.
El documento de Word ya está listo para ser guardado en formato XML, de tal manera de extraer sólo la estructura y los datos, sin formatos ni títulos, listo para que otra aplicación compatible con XML consuma la información generada en Word. Para ello, diríjase a la opción “Save as…” del menú File. Allí guarde como archivo de tipo XML Document, y active la casilla “Save data only”.
Allí se generará el archivo XML con sólo los datos del cliente, como el que mostramos a continuación.
Aplicando estas nuevas características, podrá crear una plantilla que contenga el esquema XML, que permita a los usuarios cargar la información y generar el documento XML con los datos, por ejemplo, como la que mostramos a continuación.
Esto es muy sencillo de lograr, activando la opción “Show placeholder text for all empty elements”, dentro de XML Options… del panel de tareas XML Structure.
Limpiando los datos del cliente, para cada uno de los elementos XML mapeados en el documento se mostrará su nombre señalado entre corchetes, indicando que allí deberá escribir el dato. Por ejemplo [Address1].
Guarde luego el documento como plantilla de documento (Document Template .dot) y distribuya a sus usuarios el nuevo formulario de creación de datos de clientes.
Asigne tareas a sus documentos de Word
En entregas anteriores hemos comentado que una de las nuevas características de Microsoft Office 2003 es la posibilidad de crear un Document Workspace, un sitio Windows SharePoint Services 2.0 a partir del cual compartir documentos con el equipo de trabajo. En estos sitios podrá almacenar documentos y toda la información relacionada con su creación, modificación, miembros del equipo de trabajo, etc.
En esta oportunidad veremos que es posible crear Tareas (similares a las tareas de Outlook) directamente relacionadas con un archivo almacenado en un Document Workspace.
Supongamos un documento como el que mostramos a continuación, el cual ha sido incluido en un Document Workspace llamado “Customer Contact”, y en el que existen tres miembros.
Desde la sección “Tasks” del panel de tareas Shared Workspace podrá crear tareas y asignarlas a los miembros del sitio.
Para ello, diríjase a la opción “Add New Task…” de este panel de tareas y allí complete los datos de la tarea, escribiendo un título, status (comenzada, en curso o finalizada), prioridad, miembro a quien está asignada, descripción y fecha de vencimiento.
Al activar la casilla de verificación de una tarea, ésta se marcará como Completada. Desplegando las opciones para cada una de ellas, podrá acceder a modificar la tarea, borrarla, y configurar una alerta.
Al configurar una alerta será redirigido al sitio del Document Workspace, y desde allí podrá indicar la dirección de correo a la cual deben llegar las alertas, cuándo enviarlas, etc.
Cada uno de los usuarios que utilice este archivo, si son miembros del document workspace, podrán consultar las nuevas tareas o sus modificaciones, haciendo clic sobre el botón “Update” del panel de tareas Document Workspace. De no estar logueado al sitio se le pedirá su usuario y password, y luego se conectará en busca de actualizaciones.
Controle la edición y formateo de sus documentos de Word
En Microsoft Word de Microsoft Office 2003 puede establecer una protección sobre la edición o formateo de sus documentos. Usted controlará los estilos que podrán aplicarse y las secciones del documento que podrán ser editadas, y podrá establecer permisos para los usuarios autorizados a realizar este tipo de modificaciones.
Supongamos el caso de una determinada comunicación dentro de su empresa que deba respetar un cierto formato, como por ejemplo, el que mostramos a continuación:
En este documento se han aplicado ciertos estilos: Heading1, Heading2, Heading3, Normal y Table Columns3.
Podremos limitar el formateo del documento a estos estilos mencionados, de tal manera que no se apliquen otros estilos no permitidos. Desde la opción “Protect Document…” del menú Tools accederá al panel de tareas Protect Document, desde el cual podrá establecer estas restricciones.
Activando la opción “Limit formatting to a selection of styles” y luego ingresando en “Settings…” indicará los estilos permitidos para el documento.
Active las casillas de verificación correspondientes a cada uno de los estilos que desea permitir que se apliquen al documento, y luego haga clic en OK.
Podrá además establecer una protección sobre la edición para todo el documento o sólo para ciertas regiones.
Para permitir la edición de algunas regiones del documento, selecciónelas con el ratón, y si las secciones fueran discontinuas, mantenga presionada la tecla Ctrl, y luego especifique quiénes están autorizados a editar la selección.
Inmediatamente se le preguntará si desea aplicar el elemento a todo el documento o a la selección actual: elija la opción “Apply to Entire Document”.
Si todos los usuarios pueden modificar la selección, active la casilla “Everyone” (como es el caso de la imagen anterior). Si quisiera indicar usuarios individuales para otorgarles permiso, haga clic en “More users…”.
Allí podrá determinar el nivel de protección, para prevenir cambios accidentales estableciendo o no una contraseña, o cambios intencionales a través de un sistema de encriptación.
El documento está ahora protegido y no será posible realizar cambios en el formato o en el contenido, salvo por los usuarios autorizados, respetando las restricciones aplicadas.
Se podrá detener la protección cliqueando sobre la opción “Stop Protection”, escribiendo la contraseña, en caso de haberse aplicado una.
Navegue por sus documentos de Word desde la vista Reading Layout
Microsoft Word de Microsoft Office 2003 ha avanzado notablemente en la lectura de los documentos.
A través de la vista Reading Layout, el documento se ajustará al tamaño de pantalla y resolución que esté utilizando, se ocultarán barras de herramientas que resultan innecesarias para la lectura del documento, y dispondrá de otras características que le permitirán navegar el documento más fácilmente.
Acceda a esta vista a través de la opción “Reading Layout” del menú View, o a través del botón “Read” de la barra de herramientas Estándar.
La vista actual ahora contendrá “hojas” del tamaño de la pantalla.
En esta vista los comandos y barras de herramientas que no están relacionadas con la lectura, impresión, revisión y búsqueda dentro del documento, se ocultarán automáticamente.
Activando la opción “Thumbnails” de la barra de herramientas contará, en el lado izquierdo de la pantalla, con un panel desde el cual podrá acceder a cada página del documento, haciendo clic en su vista en miniatura. La opción “Document Map” mostrará el mapa del documento, a través del cual también podrá acceder a cada sección del mismo.
Podrá volver al comienzo del documento haciendo clic en el botón “Start of Document”, señalado con un círculo rojo en la imagen siguiente.
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