En el ámbito empresarial se está generalizando una tendencia creciente a la contratación de profesionales externos a la organización o freelance, así como la implementación de nuevos modelos organizacionales basados en el teletrabajo.
GIFEsto es lo que se da a conocer como entornos de trabajo colaborativos y que si bien atesoran ventajas relevantes, no es menos cierto, que dificultan la gestión y la administración de este tipo de proyectos.
A priori puede parecer que herramientas tradicionales como el e-mail o el chat son suficientes pero, realmente no es así, ya que limitan la comunicación e intercambio de información en tiempo real; la trazabilidad de los procesos, debates o discusiones entre los miembros del equipo; limitan la gestión de plazos e hitos o, simplemente, dificultan el seguimiento de las tareas, del control de los tiempos de ejecución o, simplemente, no permiten conocer los indicadores de esfuerzo y productividad.
A priori puede parecer que herramientas tradicionales como el e-mail o el chat son suficientes pero, realmente no es así, ya que limitan la comunicación e intercambio de información en tiempo real; la trazabilidad de los procesos, debates o discusiones entre los miembros del equipo; limitan la gestión de plazos e hitos o, simplemente, dificultan el seguimiento de las tareas, del control de los tiempos de ejecución o, simplemente, no permiten conocer los indicadores de esfuerzo y productividad.
Para mejorar esta situación existen distintas herramientas que contribuyen notablemente en la gestión de proyectos
Herramientas para la gestión de proyectos online
Esta herramienta permite compartir información (archivos, documentos, presentaciones, datos, etc.) entre los miembros registrados a un proyecto. Otra de las funciones más destacables, son la agrupación de los miembros del grupo y la delegación de tareas. Además permite la monitorización del estado de cada una de las actividades y, por tanto, del ritmo que sigue el proyecto. Existe una versión Open Source Project Pier, de igual funcionalidad y con el respaldo de una abundante comunidad que permite que la plataforma mejore.
Redbooth es como tener una red social para administrar proyectos, asimilándose a lo que sería un Facebook para propósitos profesionales. Su característica principal es que puedas crear proyectos con diferentes personas e ir viendo y compartiendo información directamente con los participantes de ese proyecto, subiendo archivos, viendo el tiempo empleado para cada tarea, etc.
Esta plataforma se organiza en diferentes espacios que representan proyectos y donde se almacena la información. Una ventaja adicional de Confuence es que dispone de gran cantidad de plug-ins (algunos open source) que incrementan la funcionalidad del sistema.
El elemento diferenciador de esta herramienta es el sistema de tickets que son asignados a cada miembro del equipo y que incorpora información detallada como el nivel de complejidad y las horas de trabajo. Además, es destacable sus funcionalidades de reporting, que incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos.
Existen multitud de herramientas online para éste propósito con las que se consigue administrar de una manera más eficiente los distintos proyectos, las que aquí se muestran sirven de ejemplo para conocer las posibilidades que nos ofrecen para gestionar entornos colaborativos.
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