La lista de tareas diarias. La pesadilla de nuestra existencia, la fuente de nuestro estrés y de vez en cuando, el símbolo de nuestro triunfo. Puede que sea un tanto exagerado, pero más de uno se habrá sentido así cuando al final del día no ha completado ni la mitad de lo que tenía planeado.
Si tu lista de tareas pertenece al grupo de incompletas, aquí te recomendamos una serie de trucos y consejos que te ayudarán a finalizar tu jornada con las cosas hechas.
¡EMPECEMOS!
1. Limitarlo a 6 cosas por día
La idea aquí no es que el seis sea algún tipo de número mágico, sino que al imponer un límite en la cantidad de tareas de tu lista de tareas, te veas obligado a tomar decisiones difíciles sobre qué es importante y qué no. Además, la idea de abordar una lista de tareas pendientes de seis es mucho menos abrumadora que una lista de 20.
2. Divide la lista de tareas en secciones
Hay ciertas tareas que son fáciles de hacer una tras otra, y otras requieren un cambio completo en la forma de abordarlas. Si por ejemplo te interrumpen por una llamada telefónica cuando estás a punto de escribir un informe, probablemente necesitarás un tiempo para volver a seguir donde estabas. Como resultado, acabas echando mucho más tiempo para completar una tarea. Esta es la razón por la cual las tareas parecidas tienen más sentido estando juntas.
3. Prueba los bloques de tiempo
Puede que no seas una persona de listas, o te cuesta descomponer un proyecto grande en pequeñas tareas independientes. En ese caso, puedes abandonar las listas de tareas por completo y en su lugar, dedicar “bloques de tiempo” para cada tarea. Por ejemplo, puedes hacer una tabla con las tareas que harás en las diferentes horas del día. Con esto, conseguirás reducir interrupciones, simplificar tu planificación y ser más ágil.
4. Distingue qué tareas son verdaderamente importantes y cuáles no
Si eres de ese tipo de persona que sólo tiene que escribir las cosas para conseguir hacerlas, independientemente de lo importante o urgente que sean, puedes hacer evaluaciones sobre su importancia. Si no consigues acabar con todo, al menos habrás avanzado en las cosas que son importantes. Puedes asignar tareas a diferentes grupos por letras (A, B, C, D…), de manera que las ‘A’ sean tareas obligatorias, ‘B’ y ‘C’ tareas que deberías hacer, etc.
5. Asegúrate de que incluye cosas que quieres hacer
Es más probable que estés motivado para abordar la lista de tareas cuando contiene tareas en las que tengas ganas de trabajar. Sí, hay ciertos “trabajos” que no queda mayor remedio que hacerlos, pero probablemente hay muchas “tareas” que no van a afectar a tu calidad de vida si no las haces. Al deshacerte de esas tareas de la lista, consigues crear más espacio para hacer más cosas que realmente te hacen feliz.