Administración: Empresa y Proceso Administrativo

Empresa y Proceso Administrativo 1.- Que es una Empresa? Una empresa es una organización, institución, o industria, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones. 2.- Como se clasifican las empresas? Se pueden clasificar según el sector de actividad, tamaño, propiedad del capital, ámbito de actividad, destino de los beneficios, forma jurídica, etc. Por ejemplo, según el sector de actividad, se clasificarian en: •Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya que el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la naturaleza: agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales, petróleo, energía eólica, etc. •Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que realizan algún proceso de transformación de la materia prima. Abarca actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la maderera, la textil, etc. •Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesorías, educación, restaurantes, etc. 3.- Cuantos tipos de empresas existen? La cantidad es incierta ya que depende del enfoque que se le de a su clasificación. 4.- Que funciones cumplen las empresas? Mercadotecnia y Ventas, Operaciones (Producción), Finanzas (incluyendo las Finanzas corporativas), Contabilidad, Recursos humanos, Legal (Jurídica), Servicios Post-Venta, Gestión Tecnológica, Investigación y desarrollo, Infraestructura, Planeación, Seguridad, y Gerencia. 5.- Que son los valores institucionales? La aplicación de valores morales a una institución en particular, a como los enfrenta y refleja una institución. 6.- Menciona y describe 5 valores institucionales •Tolerancia: Actitud de apertura plural y entendimiento para generar espacios y acuerdos. •Respeto: La capacidad de escuchar y la búsqueda de elementos comunes garantizan los procesos de diálogo y las búsquedas de soluciones desde la diversidad. •Confianza: La transparencia en lo que hacemos, cumplir con acuerdos y compromisos. •Corresponsabilidad: Responsabilidad compartida tanto con la empresa como con los clientes. •Flexibilidad: Disposición de plegarse o adaptarse según la voluntad de otros y circunstancias que se presenten. 7.- Cual es el concepto de proceso administrativo? Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. 8.- Cual es el concepto de planeacion? La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. 9.- Cuales son los principios de la planeacion? •Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. •Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero. •Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir. •Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales. •Cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos. 10.- Cuales son las etapas de la planeacion? 1) Detección de la oportunidad de acuerdo con: El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades 2) Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. 3) Consideración de las premisas de planeación: En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes. 4) Identificación de alternativas: Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5) Comparación de alternativas: Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades. 6) Elección de una alternativa: Selección del curso de acción a seguir. 7) Elaboración de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto 8) Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes Gastos para equipos de capital 11.- Cuales son las técnicas de la planeacion? Existen diferentes técnicas de planeación, entre las más usadas están las siguientes: •Manuales de Objetivos y Políticas: Es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas. •Diagrama de Proceso y de Flujo: Sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos. •Graficas de Gantt: Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. •PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión): Sirven de ayuda para determinar el tiempo estimado requerido para completar un proyecto dado, obteniendo fechas reales para el proyecto y asignando los recursos necesarios. El PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad. •CPM (Método de Ruta Critica): Es idéntico al PERT en concepto y metodología, pero por otra parte, este infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinística y que pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados. 12.- Cual es el concepto de organizacion? Es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. 13.- Cuales son los principios de la organizacion? •Principio del objetivo: La organización no es un fin en si misma, sino un medio para conseguir unos resultados, por tanto, deberán existir unos objetivos claros. •Principio de especialización: Es la manifestación más clara del también principio de la división del trabajo, con lo cual se logran mayores resultados. •Principio de coordinación: Es el que se basa en conseguir una unidad de esfuerzo, mediante la consecución de la armonía necesaria sobre todos los componentes de la organización de forma que se establezcan relaciones adecuadas entre las diferentes unidades, grupos y nivel jerárquico. •Principio de autoridad: Es también llamado principio jerárquico por el cual mediante la “cadena de mando” se transmiten instrucciones para la ejecución de los objetivos •Principio de responsabilidad: Quien tiene mando en la “cadena” tiene responsabilidad tanto sobre sus actos como de quienes deben obedecerle. La responsabilidad implica el cumplimiento de una obligación o deber, conforme a las instrucciones recibidas. •Principio de definición: Es importante que quede clara la atribución de la responsabilidad y las obligaciones de cada uno de los miembros de la organización. •Principio de correspondencia: Debe existir un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad asignada a cada uno de los miembros de la organización. •Principio de amplitud de control de las personas: Todo ser humano tiene unas limitaciones en sus capacidades de control y por tanto, no puede tener bajo su responsabilidad y mando un número ilimitado de personas. En función de la actividad se determinará el numero máximo de personas controlables adecuadamente. •Principio de equilibrio: Todas las unidades de una organización deben estar equilibradas en cuanto a sus capacidades. De no se así, las menos capacitadas frenarán a las demás. •Principio de adaptación: Toda organización con vocación de continuidad en el tiempo, no puede ser rígida, ha de saber adaptarse a las circunstancias que le envuelven para subsistir. 14.- Cuales son las etapas de la organización? 1) Dividir el trabajo entre las personas involucradas. 2) Agrupar en puestos de trabajo, las obligaciones o responsabilidades de cada persona; combinándolas en forma lógica e eficiente, mediante la creación de departamentos. Esto es sistematizar la empresa. 3) Aclarar los requisitos y seleccionar al personal adecuado para cada puesto. Simplificando lo más posible las funciones. 4) Establecer el nivel de autoridad y las funciones de cada individuo del grupo. Es decir jerarquización. 5) Proporcionar facilidades y recursos 6) Integrar las actividades de los involucrados en un todo. 7) Realizar evaluaciones periódicas. 8) Ajustar la organización según los resultados obtenidos. 15.- Cuales son las técnicas de la organización? Existen diferentes técnicas de organización, entre las más usadas están las siguientes: •Organigramas: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. •Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. •Diagramas de Flujo: Son la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. •Análisis de Puestos: Consiste en separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. 16.- Cual es el concepto de dirección? Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. 17.- Cuales son los principios de la dirección? •Principio de armonía: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. •Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. •Principio de la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. •Principio de la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos. •Principio de la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan. •Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diferentes alternativas. 18.- Cuales son las etapas de la dirección? 1) Toma de decisiones: Es la responsabilidad más importante del administrador; se dice que las decisiones son como el motor de los negocios y en gran parte el éxito de cualquier organización depende de la adecuada selección de alternativas. 2) Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. 3) Motivación: A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. 4) Comunicación: Para que el directivo poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos. 5) Supervisión: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. 19.- Cuales son las técnicas de la dirección? Existen diferentes técnicas que se utilizan en la dirección de una empresa, entre las más usadas están las siguientes: •Técnicas de Escucha: El uso de esta técnica es importante para poder establecer una buena relación con los demás integrantes de la empresa y así generar un mejor ambiente de trabajo. •Técnicas Provocativas: Esta técnica es importante para mantener el enfoque adecuado de la atención de los integrantes de la empresa, estimular su participación y su compromiso con la organización. •Técnicas de Educación: Con esta técnica se busca reforzar lo positivo y atacar lo negativo que afecte a los miembros de la empresa para lograr un mejor desempeño de la misma. •Roles y comportamientos conflictivos: Esta técnica básicamente se enfoca en el trato que se tiene que tener con cada uno de los integrantes de la empresa, guiándonos por su forma de ser y de reaccionar a las situaciones que se presentan a diario en la compañía. 20.- Cual es el concepto de control? Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos, para señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. 21.- Cuales son los principios del control? •Equilibrio: A cada grupo o delegación conferida debe proporcionársele el grado de control correspondiente. •Principio de los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. •Principio de la oportunidad: El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. •Principio de las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. •Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. •Principio de excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. •Principio de la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. 22.- Cuales son las etapas del control? 1) Establecimiento de estándares: Los estándares representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización. 2) Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. 3) Corrección: Integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. 4) Retroalimentación: La información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. 23.- Cuales son las técnicas de control? Existen diferentes técnicas que se utilizan en el proceso de control de una empresa, entre las más usadas están las siguientes: •Reportes e informes: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones y reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. •Auditorias: Van ligadas a la detección de fraudes. Su aplicación es desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. •Gráfica de Gantt: Consiste en representar cada actividad por una barra horizontal que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades. •PERT: Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Se agradecen los comentarios y puntos